ข้อดีของ Google Docs สำหรับนักเรียนและครู เพื่อการเขียนรายงาน

ถ้าพูดถึง Google Drive หลายคนก็รู้จักเป็นอย่างดี เพราะมันเป็นที่เก็บไฟล์ไว้ในระบบ cloud ในพื้นที่ที่มากพอสมควร (ยิ่งถ้าเป็น Google Apps for Education นั้นมีพื้นที่ไม่จำกัด) ทั้งใช้ง่ายและสะดวก รวมถึงสามารถเชื่อมต่อกับ Smartphones ในระบบ Android ของผู้ใช้ทั้งหลายได้อีกด้วย จึงไม่แปลกที่หลายคนจึงเลือกใช้ Google Drive ในการจัดเก็บเอกสารแบบออนไลน์

ทั้งนี้ทั้งนั้น Google Drive ไม่ได้มีไว้เพื่อจัดกับไฟล์เพียงอย่างเดียว มันสามารถสร้างเอกสารต่างๆ ได้ เหมือนโปรแกรมที่เราคุ้นเคย โดยเปรียบเทียบ Application ได้ดังนี้

Google Docs = Microsoft Word

Google Slides = PowerPoint

Google Sheets = Excel หรือ 

Google Drawings = Paint (วาดรูป)  เป็นต้น

ทุก Apps ที่กล่าวมาข้างต้นนั้นสามารถใช้ได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย จึงนับว่า Google Drive มีประโยชน์ต่อด้านการศึกษา การเรียนการสอน เป็นอย่างยิ่ง ในบทความนี้จะขอพูดถึงการใช้ 1 ในผลิตภัณฑ์ของ Google Drive นั่นก็คือ Google Docs ที่เป็นประโยชน์ต่อนักเรียนและครู เพื่อการเขียนรายงาน ดังต่อไปนี้

สำหรับนักเรียนคือผู้ที่ทำรายงาน สิ่งแรกที่เด่นที่สุดคือถ้าหากนักเรียนหรือผู้ใช้ทำงานเป็นกลุ่ม ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกัน (collaborate) แบบออนไลน์พร้อมกันได้เลย และสามารถ chat พูดคุยกันในขณะที่ทำงานได้อีกด้วย โดยไม่ต้องเสียเวลาออกนอกบ้านเพื่อทำรายงานกลุ่มอีกแล้ว เป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้เยอะเลยทีเดียว อีกทั้งด้วยหน้าตาของ Google Docs นั้นผู้ใช้ต่างคุ้นเคยเป็นอย่างดี จึงลดปัญหาการใช้งาน แม้แต่ผู้ที่เริ่มใช้ในครั้งแรกก็ตาม

การแก้ไข (edit) งานในแต่ละครั้ง ระบบจะบอกให้เรารู้ว่าใครที่กำลังอยู่หน้าจอและทำเอกสารร่วมกับเราแล้วบ้าง แจ้งว่าใครเป็นผู้แก้ข้อความต่างๆ รวมถึงเวลาที่แก้ไขนั้นด้วย ทำให้เราสามารถตามจับได้ว่าใครทำอะไรบ้าง ถ้าเผื่อใครทำงานผิดขึ้นมา ก็สามารถจี้ตัวคนนั้นๆ มาแก้ไขได้ง่ายๆ อย่างไรก็ดีจะต้องไม่ตั้งค่าเป็นแบบแชร์สาธารณะ หรือ public จึงจะเกิดประสิทธิภาพที่สุด

มากไปกว่านั้นในการแทรก (insert) รูปภาพ เราสามารถนำ link ที่อยู่ของรูปภาพจากอินเตอร์เน็ต แล้วระบบจะทำการค้นหาเพื่อให้เราได้นำรูปภาพไปใช้ในเอกสารของเรา โดยไม่ต้องเสียเวลา save รูปภาพให้เปลืองฮาร์ดดิสท์

ระบบจะทำการ save เอกสารอัตโนมัติตลอดเวลา สังเกตได้ว่าไม่มีปุ่ม save ให้ ดังนั้นไม่ต้องกังวลหากเกิดเหตุที่ไม่คาดคิดแล้วสิ่งที่พิมพ์มาจะหายไป 

รูปแบบตัวอักษร (Fonts) อาจจะมีชื่อที่แตกต่างจากที่เราคุ้นเคยไปบ้าง แต่ก็มีลักษณะที่คล้ายๆ กัน และมีให้ดาวน์โหลดมากมายเช่นกัน ส่วนรูปแบบตัวอักษรแบบ TH Sarabun นั้นก็สามารถใช้งานร่วมกับ Google Docs ได้ด้วย (อ่านเพิ่มเติมที่บทความ Google Drive สามารถใช้ฟอนต์ TH Sarabun ได้แล้ว)

ในส่วนของครูผู้สอนวิชาคำนวน เช่น คณิตศาสตร์ หรือ ฟิสิกส์ การใช้ Google Docs ในการทำเอกสารการสอน ที่ต้องเขียนสูตรทางคณิตศาสตร์นั้นง่ายและสะดวก โดยเข้าไปที่เมนู Insert (แทรก) แล้วเลือกที่ Equation ก็จะมีสูตรให้เราเลือกใช้มากมาย

ครูสามารถสอดแทรกคำแนะนำ (Suggestion) คล้ายกับการตรวจงานผู้เรียน โดยเขียนคำแนะนำ (comment) เพื่อเพิ่มเติมแก้ไขบอกผู้เรียนได้ เมื่อผู้เรียนรับทราบก็สามารถตอบกลับ comment เพื่อตอบรับ หรือแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมเพื่อขยายความเข้าใจให้กับผู้สอนได้ เป็นแบบ 2 ways communication

มากไปกว่านั้น หากครูผู้สอนต้องการปรับแก้งานเห็นว่าการใช้ภาษาการเขียนนั้นไม่ถูกต้อง ครูผู้สอนสามารถพิมพ์ทับข้อความที่ผิด แล้วระบบจะทำการขีดทับข้อความนั้นๆ ของนักเรียน และแสดงข้อความที่ครูพิมพ์ให้ใหม่เป็นอีกสีหนึ่ง เพื่อให้เห็นการปรับแก้งานของครูผู้สอนอย่างชัดเจน ผู้เรียนสามารถกลับมาดูว่าครูได้แก้ไขอะไรบ้าง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับครูผู้สอนภาษาต่างๆ (ผู้เรียนต้องตั้งค่าให้ครูผู้สอน can suggestion ได้เท่านั้น) 

เสร็จสิ้นแล้วผู้เรียนหรือผู้ใช้สามารถเผยแพร่งานเขียนของตัวเองต่อสาธารณะ เพื่อเป็นประโยชน์ต่อสังคมได้ แต่ก่อนแชร์โปรดระวัง ควรปิดการแก้ไข (edit) ก่อนที่จะแชร์สู่สาธารณะ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นมาทำลายงานเขียนของเรา 

คลิปวิดีโอสาธิตการใช้งาน Google Docs เพื่อการทำรายงานส่ง พร้อมทั้งตั้งค่าให้ครูผู้สอนสามารถเข้ามาแนะนำหรือแก้งานของผู้เรียนได้

บทความนี้คงสร้างความเข้าใจต่อผู้สอนและผู้เรียนที่จะนำไปใช้ไม่มากก็น้อย และบทความต่อไปก็จะพูดถึงขั้นตอนการใช้งานโดยละเอียด รวมถึง Apps ตัวอื่นๆ โดยเฉพาะ Google Slides และ Sheets ต่อไป